La guía completa para administrar equipos de trabajo remotos en 2022

El trabajo remoto es el futuro. Sí, los empleados eventualmente regresarán a las oficinas, pero la fuerza laboral nunca será la misma. Puede aplaudir (o culpar) a la pandemia hasta cierto punto por este movimiento, pero la tendencia remota ya estaba en alza antes de COVID-19.

Sin embargo, la gestión de equipos remotos no es algo que te enseñen en la escuela de negocios. Y es probable que tampoco sea algo con lo que su jefe o mentor tenga mucha experiencia: es un fenómeno comercial emergente.

Afortunadamente, no es necesario que lo averigües todo por tu cuenta. Nosotros mismos somos una fuerza laboral distribuida aquí en Foundr, por lo que hemos aprendido un par de cosas sobre cómo administrar equipos remotos, y estamos compartiendo todo lo que sabemos en esta guía completa para administrar equipos remotos en 2022.

Ya sea que su empresa esté trabajando temporalmente desde casa o esté liderando un equipo remoto, estos consejos y mejores prácticas lo ayudarán a superar obstáculos, mejorar la colaboración y superar sus indicadores clave de rendimiento (KPI).

Primero, abordemos los obstáculos más comunes para la colaboración remota. Comprender a lo que te enfrentas te dará la base que necesitas para aprender las técnicas de obstáculos remotos.

Obstáculos comunes para la colaboración remota

Si bien la gestión de equipos remotos tiene una serie de beneficios (mayor productividad , mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, menor desgaste), no todo son bastones de caramelo y malvaviscos. Hay desventajas del trabajo remoto que pueden dañar la colaboración.

Diferentes zonas horarias

Es difícil coordinar los horarios de las reuniones cuando las 10 a. m. del lunes en San Francisco equivalen a las 6 p. m. del lunes en Londres y las 5 a. m. del martes en Melbourne. Sin embargo, tiene que hacerse.

Cambie los horarios de las reuniones para adaptarse a los diferentes miembros del equipo. No siempre hagas que tus compañeros de equipo del Reino Unido participen en llamadas telefónicas nocturnas. Considere tener una reunión temprano en la mañana para darles un horario seminormal de vez en cuando.

Conexiones más débiles

El 60% de los trabajadores remotos se sienten menos conectados con sus colegas. Eso será un problema cuando intente generar confianza y fomentar relaciones muy unidas. Sin embargo, no tiene por qué ser así.

Puede ayudar a su fuerza de trabajo remota a formar conexiones invirtiendo tiempo y esfuerzo adicionales. Esto podría implicar actividades adicionales de creación de equipos digitales o reuniones de equipo en persona frecuentes, lo que funcione mejor para su logística.

Considere tener registros diarios en Slack o iniciar proyectos grupales más colaborativos. Los equipos que no se ven (o chatean) entre sí con frecuencia tendrán dificultades para formar conexiones significativas.

Colaboración difícil

Es fácil colaborar, ir y venir o pasar por el escritorio de un colega para una charla rápida en la oficina. En línea, no tanto. Deberá invertir en las herramientas de colaboración adecuadas para capacitar a los miembros de su equipo para que trabajen juntos de manera efectiva.

Si está trabajando en diseño gráfico, puede usar un producto como Punchlist para editar juntos. Las aplicaciones de gestión de proyectos como Trello y Asana pueden mantener a los equipos alineados y al tanto. Y una aplicación de mensajería simple (pero poderosa) como Slack puede ayudar a sus empleados a iniciar sin problemas conversaciones grupales 1:1 e improvisadas.

Mejores prácticas sobre cómo liderar equipos remotos

No tienes que quedarte de brazos cruzados y ver cómo la distancia destruye a tus equipos. Puede tomar medidas para superar estos obstáculos y liderar mejor a sus equipos remotos. Pasemos a algunas prácticas recomendadas que cambiarán el juego y que harán que su equipo se dirija en la dirección correcta.

Incluir a todos

Dé a todos una voz, especialmente en las reuniones. Era manejable para los introvertidos desaparecer durante las reuniones en persona, pero es francamente fácil en las sesiones digitales. Sin embargo, también tienen cosas valiosas que decir.

Haga todo lo posible para darles la oportunidad de hablar y expresar sus opiniones. Puede que los destaque por un minuto, pero los ayudará a contribuir y sentirse más conectados con el equipo en general. Use funciones como chat, encuestas e incluso emojis para que todos participen de la forma en que se sientan más cómodos.

Considere implementar una política de cámaras encendidas en las reuniones. Esto puede sonar un poco intrusivo, pero con la configuración rápida de las imágenes de fondo y la configuración de desenfoque, encender una cámara es simple y privado. Y no es pedir demasiado: solo le gustaría asegurarse de que todos estén involucrados y presentes en lugar de preparar el desayuno o ver los momentos más destacados del fútbol.

Mantener la motivación

Los trabajadores remotos informan que se sienten un 182 % menos comprometidos que los que trabajan principalmente en la oficina. Y la mayor parte de esa falta de compromiso se reduce a la sensación de «escasez de tiempo».

Como director ejecutivo o líder de equipo, es su deber mantener motivados a los empleados. La motivación se ve diferente para todos, por lo que deberá adoptar un enfoque personalizado en lugar de una estrategia de lote y explosión.

Algunos empleados pueden estar motivados por el establecimiento de objetivos realistas, mientras que otros pueden inspirarse en la colaboración y las conexiones. Descubra lo que su equipo necesita para sentirse comprometido y parte de la tripulación.

Centrarse en las prioridades

Es fácil perderse en elementos de gran tamaño cuando está mirando una pantalla digital todo el día. Las reuniones de Zoom, los correos electrónicos, los mensajes de Slack y Google Docs comienzan a mezclarse, y a menudo surgen listas de tareas pendientes para realizar un seguimiento de todas las minucias.

Da un paso atrás y ayuda al equipo a concentrarse en las prioridades. ¿Recuerdas esos objetivos que te propusiste en enero? ¿Cuál es la actualización de su estado?

Puede ser abrumador abordar cada proyecto y tarea que se le presente. Mantenga a sus equipos y empleados enfocados con objetivos claros y resultados clave (OKR) .

Recordar Reconocimiento

Todos quieren ser notados por el arduo trabajo que realizan. Haga que sea una prioridad reconocer las contribuciones de los miembros del equipo en reuniones 1: 1, conversaciones grupales, reuniones de departamento e incluso todas las manos.

Un simple “gracias” o un breve aplauso pueden hacer maravillas en la confianza y el compromiso de su equipo. Encuentre formas creativas de recompensar a sus empleados que trabajan arduamente y mantenerlos motivados. Esto podría ser tarjetas de regalo mensuales, trofeos o incluso un día libre pagado.

Impulse las carreras de los miembros de su equipo

Es difícil sentirse involucrado personalmente en las carreras de los miembros de su equipo cuando es posible que nunca antes haya tenido una conversación cara a cara con ellos. Sin embargo, es su trabajo y responsabilidad.

Interésese en los deseos y necesidades de los miembros de su equipo. Ayuda donde puedas y haz las preguntas difíciles para que salgan de su burbuja pandémica y se abran.

11 consejos para administrar equipos remotos

1. Establecer expectativas

Su equipo no necesita estar presente 24/7. Informe a los empleados cuándo los espera en línea, pero bríndeles horarios de trabajo más flexibles.

Por ejemplo, algunos miembros del equipo pueden preferir trabajar temprano en la mañana mientras que otros prefieren trabajar por la noche. Eso está muy bien, pero necesitará un poco de superposición de horarios para permitir y fomentar la colaboración. Puede pedirles a los miembros de su equipo que estén en línea entre las 10 a. m. y las 2 p. m. PT los martes y jueves (según sus zonas horarias), pero la forma en que asignan el resto de su tiempo depende de ellos.

2. Establecer límites

Use herramientas para ayudar a respetar el tiempo de los diferentes miembros del equipo. Si alguien recibe un correo electrónico o un mensaje de Slack a las 8:00 p. m., es posible que se sienta obligado a revisarlo y responderlo.

En lugar de decirle a su equipo que no revise sus mensajes fuera del horario laboral (lo que probablemente no harán), use la función de programación de Gmail o el complemento Gator de Slack (también para la programación) para enviar mensajes solo durante el horario comercial.

3. Comunicar en exceso (pero no microgestionar)

Mantén informados a los miembros de tu equipo. Es mejor sobrecomunicar que subcomunicar, pero tenga cuidado de no caer en el ámbito de la microgestión.

Proporcione controles diarios con el equipo para alinearse con las prioridades, las tareas urgentes y los resultados a largo plazo. Tenga reuniones semanales 1:1 con cada miembro del equipo para ver cómo les está yendo y qué puede hacer para ayudar.

No todas las reuniones tienen que ser una llamada de Zoom. Considere organizar conversaciones de Slack de 15 minutos, o tal vez hacer una conferencia telefónica de la vieja escuela de vez en cuando. Mantener sus reuniones frescas reduce la monotonía y la falta de compromiso.

4. Llegar a la raíz de los problemas

Es posible que su empleado no tenga un desempeño deficiente porque sea perezoso o incompetente; es posible que tenga obstáculos que se interpongan en su camino. Por ejemplo, podrían estar sentados en llamadas de Zoom durante más de 4 horas por día, perdiendo lentamente su alma por la fatiga del video. Podría trabajar con ellos para eliminar reuniones no esenciales y liberar su agenda.

Haga más preguntas intencionales para averiguar cómo le está yendo a su equipo. Pregunta «¿cómo estás?» al comienzo de cada 1:1, y probablemente escucharás «bien» muchas veces (incluso si no lo están haciendo tan bien). En su lugar, considere hacer una pregunta como “¿Cómo va tu trabajo? ¿Hay algo que pueda hacer para facilitar las cosas?” o “¿Su configuración remota funciona para usted? ¿Hay algo que lo haga más suave?

Los empleados se sentirán más cómodos hablando contigo si sienten que eres un campeón en su esquina (y deberías serlo).

Detecte la sobrecarga antes de que sea demasiado tarde. Es difícil notar los signos de agotamiento, fatiga y agotamiento en los mensajes y correos electrónicos de Slack, pero esté atento a las señales reveladoras de que sus empleados necesitan un descanso. Si nota signos de agotamiento (ojos vidriosos, plazos incumplidos, irritabilidad o largas esperas para obtener respuestas), considere sugerirles que usen algún PTO u ofrezca redistribuir la carga de trabajo para darles un respiro.

5. Recopile comentarios de forma anónima

Es posible que los líderes de su equipo y los subordinados directos no se sientan cómodos compartiendo comentarios sinceros en persona , pero necesita sus respuestas . Proporcione encuestas anónimas para recopilar información sobre su equipo. Es posible que no sepa quién necesita ayuda específicamente, pero puede detectar tendencias y brindar soluciones.

Por ejemplo, si la participación en la atención al cliente está disminuyendo, es posible que desee contratar ayuda adicional para compartir la carga. Si su departamento de recursos humanos se siente agotado, podría considerar revisar sus KPI y establecer objetivos más realistas.

Las personas serán más honestas con sus comentarios cuando sepan que no se les puede rastrear directamente. Ofrezca a sus empleados esta oportunidad.

6. Encuentra oportunidades para colaborar

Es fácil que los empleados se caigan del tren si están trabajando en silos día tras día. Encuentre formas de hacer que varios miembros del equipo trabajen juntos. Esto brinda la oportunidad de interacciones sociales, creación de equipos y resultados más grandes.

Las oportunidades de colaboración no siempre aparecerán por sí solas, a veces hay que buscarlas o crearlas. Por ejemplo, si está administrando un equipo de redacción de contenido, los miembros de su equipo podrían estar naturalmente acostumbrados a trabajar en proyectos por sí mismos. Mezcle su trabajo diario asignando 2 compañeros de equipo a una sola tarea. Puede que no se haga tan rápido como de costumbre, pero podría proporcionar la interacción que sus empleados necesitan para sentirse comprometidos.

7. Organice actividades de formación de equipos

Si bien es posible que no pueda reunirse para cenar o en una sala de escape, puede encontrar muchas actividades remotas de creación de equipos para reunir al equipo. Podría ser tan simple como una competencia de Wordle de una semana o 30 minutos semanales dedicados de Among Us, nada como mentir y traicionar para acercar a las personas, ¿verdad?

Cada trimestre, considere hacer una actividad de trabajo en equipo más grande. Esto podría ser una noche de preparación de pizza o un espectáculo de talentos. Incluya familias (cuando corresponda) para ayudar a los miembros de su equipo a conocerse más unos a otros. Después de COVID-19, reúna a sus equipos para reuniones en persona. Las interacciones cara a cara de la vida real pueden tener un impacto duradero en las relaciones de su equipo. Incluso podría incentivar a sus equipos para que alcancen sus objetivos ofreciéndoles organizar un viaje de formación de equipos a una ubicación central.

8. Proporcione comentarios

A veces, los gerentes solo intervienen cuando algo sale mal. Sea proactivo al felicitar a sus empleados cuando hacen algo bien. Esto podría ser tan simple como reconocer una forma profesional en la que manejó a un cliente problemático , o podría tomarse el tiempo para reconocer el trabajo constante que ha realizado un miembro del equipo.

Cuando los empleados se sientan vistos, se sentirán más comprometidos. Si no sienten que nadie se da cuenta o se preocupa por el trabajo que están haciendo, naturalmente tampoco les importará. Muéstreles que su trabajo es apreciado y cómo impacta en el resultado final.

¿Tiene un empleado que siempre se presenta a las reuniones a tiempo con una actitud positiva de poder hacer? Reconozca ese comportamiento (público y en privado) para mostrarles que aprecia su apoyo y la diferencia que están haciendo en el equipo.

Por ejemplo, puede mostrarle a un empleado cómo se clasifica su contenido en la búsqueda orgánica y cómo esto genera ingresos para la empresa. Vincular las contribuciones individuales a los resultados generales de la empresa puede ayudar a mantener a los empleados motivados.

9. Ofrezca oportunidades de desarrollo profesional

Muestre a sus empleados y miembros del equipo que está involucrado en sus carreras. Ofrézcales un estipendio para el aprendizaje continuo, o traiga a un especialista a la empresa para brindar talleres y capacitación 1:1.

Aproveche sus conexiones. Si tiene un buen amigo en otra empresa no competidora que se especializa en diseño gráfico, considere pedirle que haga una presentación de 30 minutos para su equipo.

Pregúntele a su equipo qué tipo de habilidades les gustaría aprender. Si quieren obtener más información sobre la optimización de motores de búsqueda (SEO), puede comprar una licencia de empresa con descuento para un curso certificado que todos puedan tomar.

Sus empleados también pueden seguir de forma remota. Si el miembro de su equipo quiere aprender algo nuevo, considere encontrar a alguien en la empresa a quien pueda seguir durante unas horas. Se verá diferente a la típica observación de seguimiento de la persona durante todo el día, pero aún es posible tener estas experiencias a través de Zoom.

10. Sea empático

Ya no es genial (o culturalmente aceptable) ser un líder distante. Muestre a sus empleados que se preocupa. Sea empático y vulnerable. Escucha.

Enseña mostrando. Pide ayuda cuando la necesites. Elija el cerebro de un empleado para conocer sus pensamientos sobre una estrategia o la dirección de la empresa.

Este tipo de liderazgo conduce a una confianza duradera, relaciones sólidas y percepciones poderosas.

11. Invierta ahorros de costos en sus empleados

Es posible que ya no esté pagando por el espacio de oficina y las ventajas para los pasajeros, pero no se quede con ese dinero solo para obtener ganancias. En su lugar, reasignarlo en forma de bonos y beneficios.

Considere proporcionar a su fuerza de trabajo remota un estipendio mensual para ayudar con oficinas remotas o un espacio de coworking en su área. Esto podría ayudar a compensar el precio de Internet y electricidad para los miembros de su equipo. También podría ayudarlos a comprar una silla de escritorio más ergonómica o un auricular mejorado. Estas inversiones pueden impulsar su compromiso y productividad.

Compre hardware y software que mejoren el trabajo remoto. Escuche a sus empleados y vea lo que recomiendan; es posible que conozcan soluciones que mejoren la eficiencia y sus resultados.

Conviértase en un líder que sigue el camino

Es difícil mostrar liderazgo o empatía cuando no tienes idea de lo que está haciendo tu equipo. No es necesario que sea competente en todos los conocimientos de su empresa para administrar equipos remotos, pero debe tener una comprensión general de la función, las responsabilidades, los desafíos y las expectativas de cada miembro del equipo.

Si bien obtendrá algunos de esos conocimientos del tiempo, la experiencia y la gestión, deberá ser más intencional para obtener conocimientos específicos. Ahí es donde podemos ayudar.

Source: https://foundr.com/articles/leadership/guide-to-managing-remote-teams

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